“帮我做一份 PPT”，这是很多人对 AI 的第一期待。实话实说：AI 做不了直接能用的 PPT，但能帮你省掉一半以上的时间，前提是走对工作流。

第一步：主题和受众，自己定

这一步 AI 帮不上忙，10 分钟自己想清楚：这份 PPT 讲给谁听？听完之后你希望他们记住什么、做什么？

这两个问题没答案，后面全是无用功。受众是老板和受众是客户，同一主题会做出完全不同的 PPT。

举个例子：同样是"季度复盘"，给老板看，重点是结果和下一步计划，数据要硬；给客户看，重点是你们做了什么、带来了什么价值，故事要顺。主题一样，骨架完全不同——这个判断 AI 做不了，只能你做。

第二步：让 AI 出大纲

把主题、受众、页数要求扔给 AI，让它出大纲。记得加约束，比如"20 页以内"“每页只讲一个观点”。

大纲阶段多要两版，挑一版顺眼的。这一步很快，5 分钟搞定。

第三步：人工砍大纲

这是最重要的一步，也是最容易被跳过的一步。

AI 出的大纲通常有两个毛病：面面俱到等于没有重点，以及逻辑顺序别扭。你要做的：砍掉一半不重要的，调整顺序，加进只有你知道的关键信息。

大纲不过关，后面写得再漂亮也是错的。一份 PPT 只能讲 3 个核心观点，超过 3 个，观众一个都记不住。

第四步：分节扩写，一次一节

大纲定稿后，让 AI 一节一节扩写要点。一次只写一节，写完检查再继续——这个原则和写长文是一样的。

注意：让 AI 输出的是"要点"，不是"完整句子"。PPT 页面上放段落是大忌，要点式呈现才对。

第五步：配图思路

直接问 AI：“这一页配什么图合适？“它会给你建议：流程图、对比图、数据图表等等。

图本身你自己找或自己画。AI 给的是"配图思路”，不是图。数据图表如果涉及真实数字，来源自己核验。

第六步：人工排版，不能省

到了这一步，很多人问：能不能让 AI 直接排版？目前不行，至少排不到能见人的水平。

排版就三件事：字体统一、大量留白、对齐。做到这三条，观感就超过 80% 的 PPT。不需要花哨的模板，白底黑字排整齐，比花里胡哨的模板强。

具体一点：正文字号不小于 18 磅，标题和正文各用一种字体，全篇不超过两种颜色（一深一浅，或一主色一灰色）。每页只放一个核心观点，配一句话解释，剩下的靠你嘴讲——PPT 是讲稿的辅助，不是讲稿本身。凡是把大段文字贴上页面的，观众看文字去了，没人听你讲。

一个反面案例

我见过最典型的错误用法：把主题扔给 AI，说"做一份 20 页 PPT”，拿到初稿直接用。结果是什么？内容面面俱到但没有重点，数据没有来源，排版惨不忍睹，讲的时候自己都圆不上。

问题不在 AI，在流程：跳过了"定受众"“砍大纲"“核验事实"这三步，等于把思考外包了。AI 只能外包执行，不能外包思考。记住这个顺序，就不会踩这个坑。

时间账

走完这套流程，一份 20 页的 PPT：

  • 传统做法：找资料半天，写大纲 1 小时，写内容 2 小时，排版 2 小时
  • AI 工作流：大纲 10 分钟，扩写 40 分钟，排版 1.5 小时

AI 省的是"从 0 到 60 分"的时间：大纲和初稿。但"从 60 分到 90 分”——砍内容、调逻辑、排版，靠的还是人。这 30 分的差距，就是你的 PPT 和别人不一样的地方。